Маршрут согласования автоматически перемещает документы между сотрудниками или подразделениями по настроенным сценариям, упрощая внутреннее согласование. Функция доступна при подключении дополнительной возможности «Маршруты согласования». Для ее подключения необходимо обратиться к менеджеру Диадока.
Раньше пользователи сталкивались с тем, что все неформализованные документы попадали на один маршрут и оказывались у одних и тех же согласующих. Это приводило к тому, что документы попадали к сотрудникам, не участвующим в их согласовании, в результате возникали лишние перенаправления, росли сроки обработки и увеличивались неоправданные временные затраты.
Новый способ маршрутизации «По названию файла» — это возможность автоматически направлять документы на нужный маршрут согласования, ориентируясь на ключевые слова или фразы в их названии. Достаточно указать, например, «договор», «УПД» или «аванс», и система сама отправит документ нужным людям.
Преимущества маршрутизации «По названию файла»:
Точная маршрутизация без ручного распределения. Документы с ключевыми словами в названии файла попадают строго на свой маршрут внутри компании.
Снижение ручной работы. Согласующие больше не получают нерелевантные документы, а значит — меньше перенаправлений и быстрее обработка.
Гибкая настройка. Условие можно комбинировать с другими критериями: по контрагенту, группе контрагентов или типу документа — чтобы создать маршрут под бизнес-процессы организации.
Безопасный запуск. Перед включением маршрута можно проверить, какие документы в него попадут, и скорректировать ключевые слова, если нужно.
Как настроить маршрутизациюСоздать новый маршрут согласования — задать название маршрута и способ запуска. В качестве условия запуска указать «По названию файла».
Ввести ключевые слова или фразы. Несколько значений можно добавить через запятую или нажатием Enter — система будет искать документы, в названии которых есть хотя бы одно из указанных слов. Токены создаются автоматически при нажатии Enter, при вводе запятой или при уходе фокуса из поля.
Настроить шаги маршрута: исполнителей, действия, сроки. Поставить галочку в чек-боксе «Включить маршрут».
Сохранить маршрут — он появится в общем списке маршрутов и начнет работать автоматически.
Функция «Маршруты согласования» — это дополнительная возможность Диадока. Если она не активирована в вашей компании, обратитесь к менеджеру Диадока, чтобы подключить ее и начать пользоваться всеми преимуществами автоматизации.
Автоматизируйте согласование документов внутри компании с помощью маршрутов Диадока